Toimitilojen uudistamiseen tarvitaan monen alan ammattilaisia. Suunnittelija vastaa tilojen toimivuudesta, tekniset asiantuntijat talotekniikasta ja urakoitsija rakentamisesta. Jokainen voi hoitaa oman työnsä hyvin, mutta lopputulos ei silti välttämättä vastaa sitä, mitä yritys tarvitsi.
Kenen tehtävä on varmistaa, että kaikki toimii myös yhdessä? Se kannattaa ratkaista ennen kuin ensimmäisiä suunnitelmia lyödään lukkoon.
Hyvistä suunnitelmista pitää syntyä yksi toimiva tila
Toimitilauudistuksessa tehdään jatkuvasti päätöksiä, jotka vaikuttavat toisiinsa. Huonejako vaikuttaa ilmanvaihtoon ja sähköihin, kalustussuunnitelma tilan käyttöön ja aikataulu siihen, missä järjestyksessä työt voidaan toteuttaa. Kukaan yksittäinen asiantuntija ei välttämättä näe kaikkien ratkaisujen yhteisvaikutusta.
Siksi toimitilauudistuksen projektinjohto on paljon muutakin kuin aikataulujen seurantaa: jonkun on sovitettava eri alojen työ yhteen ja pidettävä huolta siitä, että ratkaisut palvelevat samaa tavoitetta. Rakennusprojektien yhteistyötä tarkastelleet Baiden, Price ja Dainty ovat kuvanneet, miten projektiryhmän yhteiset tavoitteet ja toimintatavat liittyvät sen yhteistyön onnistumiseen. Asiakkaalle kysymys on käytännöllinen: kuka huomaa ristiriidan ennen kuin se näkyy valmiissa tilassa?
Näin asiakkaasta tulee huomaamatta projektipäällikkö
Yksi osapuoli pyytää päätöstä. Toinen tarvitsee tarkennuksen. Kolmas kertoo, että muutos vaikuttaa aikatauluun. Jos kukaan ei kokoa vastauksia yhteen, selvitystyö jää helposti asiakkaalle. Silloin omaan työhön kuuluvien päätösten lisäksi pitää alkaa johtaa myös suunnittelijoiden, toimittajien ja toteuttajien välistä keskustelua.
Ajatellaan vaikka tilannetta, jossa toimistoon halutaan kaksi neuvotteluhuonetta lisää. Kyse ei ole vain seinien piirtämisestä pohjakuvaan: samalla pitää arvioida ilmanvaihto, sähköistys, AV-tekniikka, akustiikka, kalustus ja kustannukset. Asiakkaan pitäisi saada ehdotus toimivasta ratkaisusta, ei kuutta erillistä vastausta, joista hänen on itse rakennettava päätös.
Tämä ei ole vain teoriaa. Nordnetin toimitilauudistuksessa Scope tuli mukaan jo vuokrasopimusvaiheessa ja auttoi tarkentamaan pitkälle luonnosteltua pohjaratkaisua henkilöstön tarpeisiin sopivaksi. Referenssissä Nordnetin Office Manager kertoo myös, miten tärkeää oli voida kysyä ja saada asiat selitettyä niin, että päätökset pystyi tekemään ajoissa. Tällaisen tuen arvo näkyy asiakkaan arjessa.
Asiakas tarvitsee vastauksia, ei lisää selvitettävää
Johdon ei tarvitse tietää toimitilauudistuksesta kaikkea. Sen täytyy tietää, mitä vaihtoehtoja on, mitä ne maksavat ja miten ne vaikuttavat työn sujumiseen. Hyvä kumppani selvittää taustat ja tuo päätettäväksi asiat, joihin asiakas todella voi ja joiden pitää vaikuttaa.
Aina kaikkea ei voi tietää heti. Silloin pitää kertoa selkeästi, mikä on vielä auki, kuka sen selvittää ja milloin päätös tarvitaan. Samalla asiakkaalla säilyy päätösvalta, eikä hänen tarvitse käyttää aikaansa eri asiantuntijoiden vastausten kokoamiseen.
Esimerkiksi tilamuutoksen hinta ei ole vain yhden kalusteen tai työvaiheen hinta. Ratkaisun vaikutukset rakentamiseen, tekniikkaan ja aikatauluun on katsottava yhdessä. Näistä valinnoista kerromme lisää artikkelissa Toimitilahankkeen budjetointi – missä kannattaa säästää ja missä ei?
Kun vastuut ovat selvät, myös hankalat kysymykset etenevät. Asiakas tietää, kenen puoleen kääntyä, ja saa sovituista asioista ymmärrettävän tilannekuvan ilman jatkuvaa perään kysymistä.
Lopputuloksen pitää palvella yrityksen arkea
Uudistusta ei tehdä suunnittelijoita, urakoitsijoita tai projektiorganisaatiota varten. Se tehdään yrityksen ihmisille ja liiketoiminnalle. Joillekin tärkeintä on saada enemmän tilaa yhteistyölle, toisille parempi työrauha, kolmansille joustavampi tapa käyttää neliöitä. Nämä tavoitteet pitäisi tunnistaa jo alussa ja pitää mukana myös käytännön valinnoissa.
Asiakkaan tehtävä on kertoa, mitä tiloilla halutaan saavuttaa, ja tehdä omaa liiketoimintaa koskevat päätökset. Kumppanin tehtävä on huolehtia siitä, että suunnittelu, hankinnat ja toteutus vievät samaan suuntaan. Näin asiakas voi keskittyä lopputulokseen sen sijaan, että yrittäisi yhdistää kaikkien toimijoiden työn itse.
Scopen täyden palvelun tilatoteutuksessa suunnittelu, projektinjohto, hankinnat ja toteutus voidaan hoitaa saman kumppanin kautta. Asiakkaalle oleellista on, että joku tuntee tavoitteet ja vastaa kokonaisuuden etenemisestä.
Mistä kannattaa aloittaa?
Jos toimitilauudistus on vasta ajatuksena, ensimmäinen kysymys ei ole, kuka suunnittelee tai rakentaa. Kysy ensin, kuka auttaa määrittelemään tarpeet, kokoaa eri osaajien työn yhteen ja pitää vastuun selkeänä alusta loppuun. Keskustellaan siitä, miten teidän uudistuksenne kannattaisi toteuttaa.
Kolme kysymystä ennen toimitilauudistusta
- Kuka vastaa kokonaisuudesta? Varmista, että yksi taho sovittaa suunnittelun, tekniikan, hankinnat ja toteutuksen yhteen.
- Kuka valmistelee päätökset? Asiakkaan pitää saada selkeät vaihtoehdot vaikutuksineen, ei selvitystehtävien listaa.
- Kuka pitää tavoitteet mukana? Ratkaisuja arvioidaan sen perusteella, miten ne palvelevat yrityksen toimintaa myös muuton jälkeen.
