Työympäristö ei ole vain paikka, jossa tehdään töitä – se on elävä osa yrityksen kulttuuria. Sen suunnittelulla on valtava vaikutus niin työntekijöiden viihtyvyyteen kuin yrityksen imagoon, jopa menestykseen. Scope Designin vastuusuunnittelija Jenni Kannisto jakaa kanssamme parhaita vinkkejä toimivan ja houkuttelevan työtilan luomiseksi. Tässä 10 tärkeintä elementtiä, jotka tekevät työympäristöstä jotain erityistä.
1. Työntekijöiden tarpeet huomioon
Kun työympäristön suunnittelu alkaa, ensimmäinen askel on työntekijöiden tarpeiden kartoittaminen. Tämä vaihe auttaa saamaan selville, miten ihmiset haluavat työskennellä ja mitä tiloilta odotetaan.
“Aloitamme aina prosessin kartoittamalla henkilöstön tarpeet. Käytämme monipuolisia kyselyjä ja työpajoja, jotta saamme mahdollisimman rehellisen ja kattavan kuvan siitä, miten työntekijät kokevat nykyiset tilat ja mitä uusilta tiloilta odotetaan. Johdolta tulleeseen kyselyyn ei välttämättä vastata aina niin rehellisesti kuin ulkopuolisen tekemään kyselyyn”, Jenni selittää.
Tämä lähestymistapa auttaa varmistamaan, että työympäristön suunnittelussa huomioidaan kaikki tärkeät näkökohdat, ja että uudet tilat palvelevat aidosti niitä, jotka niissä työskentelevä, ottaen huomioon erilaiset ihmiset ja työskentelytavat. Kysely osallistaa työntekijöitä tilamuutokseen ja sitouttaa muutosprosessiin. Myös uudenlaisen työkulttuurin toimistoetiketin noudattaminen on helpompaa kun työntekijät ovat yhdessä olleet vaikuttamassa tilojen muodostumiseen.
2. Kohtaamistilat edistävät yhteistyötä
Tiloilla on tärkeä rooli yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen tukemisessa. Suunnittelussa on tärkeää miettiä, miten eri tiimit voivat kohdata toisensa ja jakaa ideoita. Erilaisten yhteisten alueiden avulla luodaan tiloja, joissa työntekijät voivat tavata kollegoitaan. Jenni kertoo:
”Suunnittelussa ensisijaista on tilojen toiminnallisuus. Suunnittelemme kohtaamistiloja siten, että ne houkuttelevat spontaaniin vuorovaikutukseen. Esimerkiksi sijoittamalla työkahvilan ja loungen keskeisille paikoille saamme eri tiimien työntekijät kohtaamaan toisiaan ja jakamaan ajatuksia.”
Tämä edistää työntekijöiden välistä yhteistyötä, ja voi myös synnyttää luovia ideoita, jotka muuten jäisivät syntymättä.
3. Ergonomian ja hyvinvoinnin merkitys
Ergonomialla on valtava vaikutus työntekijöiden jaksamiseen. Hyvin suunnitellut työpisteet, joissa on sähkösäädettävät työpöydät ja monipuolisilla säädöillä varustellut työtuolit, auttavat vähentämään tuki- ja liikuntaelinsairauksien riskiä ja tekevät työskentelystä miellyttävämpää.
”Hyvinvoivat työntekijät ovat tuottavia ja motivoituneita, ja ergonomialla on tässä tärkeä rooli. Säädettävät työpisteet, hyvä valaistus ja akustiikkaratkaisut tukevat pitkäkestoista hyvinvointia. Perinteisten ergonomisten työpistekalusteiden lisäksi mietimme aina, että tiloissa on erilaisia työtiloja monipuolisilla kalusteilla, jotta työpäivän aikana voidaan vaihtaa työskentelyasentoa useamman kerran. On tärkeää, että jokainen voi valita itselleen sopivan työasennon ja -ympäristön, toiselle se voi tarkoittaa työpistettä ja toiselle hieman rennompaa työkahvilan ryhdikästä nojatuolia”, Jenni sanoo.
Rauhalliset työskentelytilat, monipuolinen säädettävä valaistus ja äänieristys ovat tärkeitä, jotta työntekijät voivat keskittyä työnsä tekemiseen ilman häiriöitä.
4. Asiantuntijat ajoissa ja samasta paikasta
Moni työympäristön suunnitteluun liittyvä virhe voidaan välttää huolellisella ennakkosuunnittelulla ja asiantuntijoiden aikaisella mukaan ottamisella. Jos projekti etenee ilman selkeää kokonaisnäkemystä, voi syntyä ongelmia, kuten epäkäytännölliset tilaratkaisut tai huonosti toimivat kalusteet.
Jenni kertoo miten välttää yleisimmät virheet:
”Yksi yleisimmistä virheistä on, että asiakas ei tuo asiantuntijaa tarpeeksi aikaisessa vaiheessa mukaan, jolloin muutoksia on vaikeampi tehdä. Toinen virhe on paloitella projektia eri toimijoille. Kun kaikki projektin osat ovat samasta paikasta, ei tarvitse murehtia esimerkiksi tilojen ja kalusteiden yhteensovittamisesta eri toimijoiden välillä.”
Kokonaisvaltainen lähestymistapa takaa, että kaikki osat tukevat toisiaan ja että tilasta tulee yhtenäinen kokonaisuus.
5. Muunneltavat tilat joustavuuden varmistamiseksi
Työympäristön tulee tukea joustavuutta. Tämä tarkoittaa tilojen suunnittelua niin, että niitä voidaan muokata tarpeen mukaan. Lasiseinät, siirrettävät kalusteet ja modulaariset ratkaisut tekevät tiloista monikäyttöisiä ja muunneltavia.
”Me panostamme tilojen joustavuuteen jo suunnitteluvaiheessa. Esimerkiksi lasiseinillä voidaan yhdistää tai erottaa huoneita, ja muunneltavat kalusteet, kuten siirrettävät neukkari- ja tiimipöydät, mahdollistavat tilan mukauttamisen tarpeen mukaan”, Jenni kuvailee.
Tämä joustavuus mahdollistaa saman tilan käytön muokkaamisen tarpeen mukaan esimerkiksi projektitilaksi, neuvotteluhuoneeksi tai jopa rentoutumisalueeksi.
6. Teknologia parantaa arkea
Modernit työympäristöt vaativat saumattomasti toimivaa teknologiaa. Videoneuvottelujärjestelmät, älykkäät varausjärjestelmät ja langattomat ratkaisut tekevät työnteosta sujuvampaa ja tehokkaampaa. Jenni avaa teknologian roolia:
”Teknologian rooli on valtava. Teknologian tulee palvella tilojen käyttäjiä, ei päinvastoin. Esimerkiksi tilakohtaisesti säädettävä valaistus tukee työntekijöiden vireystilaa ja helppokäyttöiset varausjärjestelmät neuvottelu- ja vetäytymistiloissa voivat parantaa työn sujuvuutta huomattavasti”.
Kun tekniikka tukee tilojen käyttöä, työntekijöiden ei tarvitse miettiä, miten laitteet toimivat – he voivat keskittyä itse työhön.
7. Estetiikan ja brändin osuus
Työympäristön visuaaliset elementit eivät ole suunniteltu vain kauneuden vuoksi. Hyvin suunniteltu estetiikka tukee yrityksen brändiä ja kulttuuria, mikä luo vahvemman yhteyden työntekijöihin.
”Työympäristön estetiikka on tärkeää. Nykyään brändielementit tuodaan tyylikkäästi esiin, niillä ei tarvitse revitellä. Tavoitteena on luoda visuaalisesti miellyttävä kokonaisuus, joka ei ole liian silmiinpistävä, mutta silti vahvasti yrityksen brändiä tukeva,” Jenni sanoo.
Näin ympäristöstä tulee paikka, joka inspiroi ja houkuttelee työntekijöitä olemaan osa yrityksen tarinaa.
8. Trendien ja työympäristön muutos
Työympäristön trendit ovat jatkuvassa muutoksessa. Erityisesti isojen hallimaisten avotoimistojen rooli on vähentynyt, ja ne on korvattu pienemmillä, monikäyttöisillä ja joustavilla tiloilla, jotka tukevat työntekijöiden eri tarpeita.
”Nyt suunnitellaan hybriditoimistoja avotoimistojen sijaan. Se tarkoittaa työympäristöä, joka on suunniteltu tukemaan sekä paikasta riippumatonta että toimistossa tapahtuvaa työskentelyä. Se yhdistää perinteisen toimiston ja etätyön parhaat puolet ja vastaa erityisesti nykyajan työnteon monimuotoisiin vaatimuksiin. Hybriditoimiston suunnittelussa korostuvat joustavuus, työntekijälähtöisyys ja teknologian rooli työskentelyn mahdollistajana”, Jenni toteaa.
Tulevaisuuden työympäristöt painottavat enemmän monimuotoisuutta ja tilojen mukautumista työntekijöiden muuttuviin tarpeisiin.
9. Viihtyvyyden lisääminen
Viihtyisä työympäristö on avain työntekijöiden motivaatioon ja sitoutumiseen. Se on myös tärkeä tekijä, kun halutaan houkutella työntekijät toimistolle. Kun tilat ovat visuaalisesti miellyttäviä ja ergonomisesti toimivia, työnteko tuntuu helpommalta ja miellyttävämmältä.
”Työntekijöiden viihtyvyys syntyy ergonomian, esteettisyyden ja käytännöllisyyden yhdistämisestä. Visuaalisesti miellyttävät ja toimivat tilat, jotka tukevat yrityksen arvoja ja työntekijöiden hyvinvointia, lisäävät motivaatiota ja työntekijöiden sitoutumista. Lisäksi viihtyisillä tiloilla houkutellaan myös uusia työntekijöitä”, Jenni sanoo.
Kun tilat tukevat työntekijöiden hyvinvointia, myös työteho kasvaa, ja työpaikasta tulee paikka, jossa halutaan olla.
10. Kokonaisvaltaiseen suunnittelun arvo
Kaikkien edellä mainittujen elementtien yhteensovittaminen luo kokonaisvaltaisen ja toimivan työympäristön. Tämä vaatii huolellista suunnittelua ja yhteistyötä eri asiantuntijoiden kanssa. Kun kaikki työympäristön osa-alueet suunnitellaan ja toteutetaan yhdestä paikasta, syntyy ainutlaatuinen kokonaisuus, joka tukee yrityksen kulttuuria ja työntekijöiden tarpeita.
”Kun otetaan koko projekti haltuun yhdeltä toimijalta, saamme aikaan tilan, joka on visuaalisesti miellyttävä, toimiva ja käytännöllinen. Kaikki osat tukevat toisiaan ja muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, joka houkuttelee työntekijöitä ja tukee heidän työskentelyään parhaalla mahdollisella tavalla”, Jenni summaa.
Yhden toimijan ratkaisu takaa, että kaikki palat loksahtelevat paikoilleen ja työympäristöstä tulee paikka, jossa on helppo työskennellä ja viihtyä. Näin syntyy tila, joka ei ole vain työpaikka – se on ympäristö, joka tukee yrityksen kulttuuria ja luo hyvät edellytykset menestykselle.
