Miksi palvelumuotoilu jakaa mielipiteet?
Jotkut pitävät sitä trendikkäänä hypetyksenä, joka vain vie aikaa oikeilta töiltä. Mutta kun palvelumuotoilu tehdään oikein, se on avain onnistuneeseen toimitilamuutokseen – työväline, joka auttaa kartoittamaan tarpeet, ymmärtämään henkilöstön näkemykset ja luomaan toimitilat, jotka tukevat yrityksen tavoitteita ja työntekijöiden arkea.
Tarvekartoitus on toimitilamuutoksen salainen ase
Hyvin suunniteltu toimitilamuutos alkaa aina tarvekartoituksesta. Tämä vaihe ei ole pelkkää ”kyselyiden pyörittelyä”, vaan tärkeiden lähtötietojen keräämistä, jotka ohjaavat suunnittelua.
Henkilöstökysely tuo näkemystä koko työyhteisöltä
Henkilöstökyselyllä voidaan kartoittaa työprofiilit ja selvittää, mitä tiloilta oikeasti tarvitaan:
- Itsenäinen työpisteellä työskentely: Keskittymiseen rauhallinen tila.
- Palaveripainotteinen työ: Yhteistyötilat ja neuvotteluhuoneet ovat avainasemassa.
- Lähi- ja kenttätyö: Toimistolla käydään säännöllisesti tai vain piipahtaen.
- Etätyö: Miten se vaikuttaa toimiston tilatarpeisiin ja käyttöasteeseen?
Avainhenkilöhaastattelut ja työpajat täydentävät kuvaa
Kyselyt antavat yleiskuvan, mutta tarkempaa tietoa nykytilanteen haasteista ja kehityskohdista saadaan avainhenkilöiden haastatteluilla ja työpajoilla. Näin varmistetaan, että suunnittelu vastaa paitsi tilatarpeisiin myös työntekijöiden arjen vaatimuksiin.
Toiminnallinen suunnittelu: Miten tilat tukevat työtä?
Kun tarvekartoitus on tehty, on aika siirtyä toiminnalliseen suunnitteluun – eli miettimään, miten eri työtehtävät ja -profiilit otetaan huomioon toimitiloissa.
Käyttäjälähtöinen suunnittelu
Tavoitteena on suunnitella tilat, jotka:
- Tukevat työnteon ydintarpeita (keskittymistilat, yhteistyötilat, etäpalaveritilat).
- Mukautuvat erilaisiin työprofiileihin ja yrityksen toimintaan.
- Ottavat huomioon erityistarpeet, kuten laboratorio- tai showroom-tilat.
Yhteiskehittämisen voima
Henkilöstö kannattaa ottaa mukaan tilasuunnitteluun etenkin silloin, kun muutokset vaikuttavat merkittävästi heidän työhönsä. Työpajoissa suunnitelmia voidaan testata ja hienosäätää – näin mahdolliset puutteet huomataan ajoissa, eikä suunnitelmia tarvitse myöhemmin korjata.
Miten paljon henkilöstöä kannattaa osallistaa?
Osallistamisen laajuus riippuu projektin koosta ja luonteesta:
- Pienissä yrityksissä riittää usein keskustelun yhteenveto, jossa tavoitteet kiteytetään.
- Suurissa muutoksissa henkilöstön laaja osallistaminen auttaa vähentämään muutosvastarintaa ja varmistamaan, että tilat todella tukevat työntekoa.
Joskus muutosvastarinta voi olla suuri – tällöin henkilöstöä voi valjastaa muutoksen sanansaattajiksi, jotka välittävät tietoa ja tuovat esiin tiimien toiveita.
Palvelumuotoilu on järjestelmällistä ideointia ja testaamista
Palvelumuotoilu ei ole turhaa hypetystä, vaan jäsennelty prosessi:
- Tarpeiden selvitys ja analysointi.
- Ideoiden kehittely käyttäjiä kuunnellen.
- Ratkaisujen testaaminen ja viimeistely.
Näin syntyy toimitilaratkaisu, joka tukee työntekoa ja vastaa sekä yrityksen että työntekijöiden tarpeisiin.
Kiinnostuitko palvelumuotoilusta?
Haluatko toimitilat, jotka tekevät työarjesta sujuvampaa ja houkuttelevat työntekijät takaisin toimistolle? Ota yhteyttä – suunnitellaan yhdessä tilaratkaisu, joka toimii!
