Tarvekartoituksen työkaluilla kerätään tärkeät lähtötiedot suunnitteluun
Henkilöstökysely on monikäyttöinen työkalu, jolla koko henkilöstöltä voidaan kerätä olennaisia tietoja suunnittelun lähtötiedoksi. Kyselyllä saadaan tärkeää tietoa esimerkiksi työprofiilien määrittämistä varten. Työprofiilin määrittää se, mitä teet toimitilassa. Eli eri yksiköissä ja tiimeissä olevilla henkilöillä voi olla sama työprofiili, vaikka he työskentelisivät täysin eri asian parissa. Tiimin sisällä taas voi olla useita erilaisia työprofiileja.
Tyypillisesti työprofiilit jaotellaan neljään kategoriaan. Toimistolla pääosin työpisteellä itsenäisesti työskenteleviin henkilöihin ja toimistolla paljon eri palavereihin osallistuviin henkilöihin. Lisäksi kentällä paljon työskentelevät jaotellaan sen mukaan, käyvätkö he toimistolla säännöllisesti vai satunnaisesti piipahtaen. Tähän jaottelun lisäksi on tärkeää selvittää etätyön määrä. Nämä tekijät vaikuttavat siihen, millaista tilaa kyseinen työprofiili tarvitsee työssään.
Kysely antaa hyvän yleiskatsauksen työprofiileista, mutta yleensä rinnalla on hyvä käyttää myös menetelmiä, joilla saadaan tarkempaa ja yksityiskohtaisempaa tietoa nykytilanteesta ja mahdollisista kehityskohteista tiloissa. Syventävää tietoa saadaan kerättyä esimerkiksi avainhenkilöhaastattelujen ja työpajojen ja avulla.
Tarvekartoituksen alussa on tärkeää määritellä muutostyölle selkeät tavoitteet ja reunaehdot. Voit lukea enemmän toimitilamuutoksen tavoitteiden määrittelystä täältä. Lopuksi tarvekartoituksessa kerätyistä tiedoista kiteytetään suunnittelua ohjaava yhteenveto, työympäristövisio, jonka perusteella aloitetaan tilojen toiminnallinen suunnittelu.
Mitä tilan toiminnallinen suunnittelu tarkoittaa tilan käyttäjälle ja mitä hyötyä siitä on?
Toiminnallinen suunnittelu tarkoittaa, että määritellään toimitilan eri alueet erilaisille toiminnoille, eli palvelemaan erilaisten työprofiilien tarpeita. Tässä kohtaa ei puhuta lainkaan vielä siitä, miltä tiloissa näyttää, tai mille ikkunalle kenenkin työpiste tulee. Suunnitteluprojektin alussa keskitytään työn tekemisen ytimeen, toimivaan arkeen ja kartoitetaan tarvittaessa tarkemmin millaisia tarpeita eri tahoilla on toimitilassa. Osaan työtehtävistä tarvitaan paljon keskittymistilaa ja osaan ennemminkin yhteistyö ja etäpalaveritilaa. Ymmärtämällä yrityksessä olevat työprofiilit voidaan tilaratkaisu suunnitella palvelemaan oikeita tarpeita.
Tiimeillä itsellään on paras tieto, miten heidän työtään tulee tehdä ja millaiset tilat tekemistä parhaiten tukee. Tiimit kannattaakin usein ottaa mukaan tilasuunnitteluun silloin, kun puhutaan tilojen toiminnallisuudesta. Etenkin jos heidän työnsä sisältää mitään normaalista toimistoratkaisusta poikkeavia erityistarpeita kuten laboratorio- ja tuotekehitystiloja tai turvaluokiteltuja tiloja, tai on tarvetta showroom tai koulutustiloille. Suunniteltu tilaratkaisu kannattaa yhteiskehittämisen lisäksi myös testata työpajaillen yhdessä tilan käyttäjien kanssa. Testi paljastaa mahdolliset puutteet tai muutostarpeet suunnitelmassa ennen kuin suunnitelmia lähdetään tarkentamaan.
Kaikkea tätä on toimitilan palvelumuotoilu. Jäsenneltyä selvitystä, analysointia, ideointia ja testaamista, jotta lopputulos vastaisi työntekemisen tarpeita.
Palvelumuotoiluprosessissa seulotaan jyvät akanoista. Asiaan soveltuvilla työkaluilla saadaan yhdessä tilan käyttäjien kanssa tutkittua erilaisia tilaratkaisu vaihtoehtoja ja valikoitua niistä sopivimmat jatkokehitystä varten.
Pitääkö henkilöstöä aina osallistaa ja kuinka paljon?
On hyvin tapauskohtaista, kuinka laajasti tarvekartoitus kannattaa tehdä. Pienissä yrityksissä tarveselvitys voi olla hyvin kevyt keskustelun yhteenveto, jossa kuvataan projektin tavoitteet. Pienen yrityksen henkilöstöä on usein kuultu jo, kun toimitilamuutoksesta on alettu haaveilla ja massiivinen kartoitus on silloin turha. Tällöin voidaan siirtyä suoraan tilasuunnitteluvaiheeseen.
Henkilöstön laaja osallistaminen varsinaiseen toiminnalliseen suunniteluun ei aina ole välttämätöntä. Osallistamisesta on hyötyä silloin kun tiloissa tapahtuu isoja muutoksia, jotka vaikuttavat työntekijän työntekoon huomattavan paljon. Jos taas kyse on enemmän visuaalisesta muutoksesta, ei laajamittainen osallistaminen ole tarpeen. Mitä monimutkaisempi tai suurempi kokonaisuus on kyseessä, sitä tärkeämpi tarvekartoitusvaihe on ja siihen kannattaa panostaa aikaa. Etenkin työprofiilien määrittäminen on tärkeää, koska sen perusteella voidaan määrittää tilaan tarvittavat toiminnallisuudet. Yrityksessä voi myös olla paljon muutosvastarintaa, jolloin voi olla hyödyksi ottaa henkilöstöä mukaan suunnitteluun. On paljon helpompaa hyväksyä muutos, kun siihen pääsee itse vaikuttamaan. Joskus on hyödyksi valjastaa yrityksen omaa väkeä muutoksen sanansaattajiksi. He voivat viedä tietoa henkilöstölle ja tuoda henkilöstön toiveita suunnittelijoille.
Tarvekartoitus antaa lähtötiedot onnistuneen toiminnallisen tilakonseptin suunnitteluun
