Tarve toimitilojen uudistukselle lähtee usein liikkeelle jostakin yrityksen liiketoimintaan liittyvästä isommasta muutoksesta tai tavoitteesta. Henkilöstömäärä kasvaa tai pienenee, toiminta-alue tai -tavat muuttuvat, tai työntekemisen tapoja ja yrityskulttuuria halutaan kehittää. Brändiä ollaan uudistamassa, tai yritys ottaa käyttöön uusia digitaalisia ratkaisuja, jotka täytyy yhteensovittaa fyysisen työympäristön kanssa.
Oli kyse sitten kokonaan uusiin tiloihin muuttamisesta tai nykyisten tilojen uudistamisesta, avuksi kannattaa ottaa tilamuutosten asiantuntija. Yleensä yrityksen sisältä ei tällaisen projektin vetämiseen sopivaa osaajaa löydy, ja vaikka projektinjohtotaitoa löytyisikin niin aikaa ei. Mutta miten varmistaa, että muutoksessa varmasti onnistutaan ja kuka siinä voisi auttaa?
Älä anna hienojen termien hämätä
Kun lähdetään etsimään yritystä, joka voisi auttaa uusien tilojen suunnittelussa – klikataanko googleen vain ja laitetaan yhteydenotto ensimmäiseen hakutulokseen? Nettihakua tekevä törmää hakutuloksissa kaiken kirjavaan termistöön hybridityöstä ja monitilatoimistosta työympäristökehittämiseen ja työntekijäkokemukseen. Hienot termit ja monimutkaiset palvelulupaukset voivat hämmentää, varsinkin jos muutosprojektia on tekemässä ensimmäistä kertaa. Tarjolla on monenlaista asiantuntijaa, ja voi olla vaikea hahmottaa millaista osaamista projektissa tarvitaan eniten.
Mitä siis ottaa huomioon, kun lähdet valitsemaan kumppaniyritystä toimitilamuutokseesi? Mieti, millaisia palveluita kumppanin pitäisi pystyä tarjoamaan.
Yhdeksän kysymystä kumppaniyrityksen valintaan – pohdi näitä ennen projektin aloitusta
1. Asiantuntijuutta vai arvailua?
Auttaako suunnittelukumppani yrityksen johtoa projektin strategisten tavoitteiden määrittelyssä, ja niihin perustuen tilatarpeiden määrittelyssä ja tilan valinnassa? Onko yrityksellä vaadittavaa asiantuntijaosaamista, kun toiveissa on kokonaisvaltaisempi muutos esimerkiksi koppikonttorista monitilatoimistomalliin? Sujuuko myös henkilöstön osallistaminen ja viestintä? Onnistuuko tarvekartoitus tarvittaessa myös kevyemmällä prosessilla, jossa asiakasyrityksen koko henkilöstön ei tarvitse sitoutua useiden päivien post-it-lappuworkshoppeihin? Asiantuntevan kumppanin roolista tarvemääritysvaiheessa kirjoitimme aiemmin täällä.
2. Saatko apua vuokrasopimusneuvotteluihin?
Kokenut suunnittelukumppani on rahanarvoinen tuki neuvotteluihin kiinteistön edustajien kanssa, oli kyse sitten uusien tilojen vuokrasopimusneuvotteluista tai nykyisten tilojen muutostöiden määrittelystä. Onko suunnitteluyrityksellä osaamista, kustannustietoutta ja pelisilmää näihin neuvotteluihin? Sisältyykö neuvotteluissa avustaminen yrityksen tarjoukseen? Pystyykö kumppani toimimaan edunvalvojana myös kiinteistön tarjoamien tilamuutostöiden toteutuksessa ja työmaapalavereissa?
3. Mitä suunnitellaan, miksi ja miten?
Kuinka kattavaa suunnitteluosaamista yrityksessä on? Onnistuuko suunnittelutiimiltä tilasuunnittelu ja tarvittavat piirustukset tilan remonttia varten? Entä kalustus- ja sisustussuunnittelu, valaistussuunnittelu, vihersuunnittelu, sähkö- ja av-suunnittelu, akustiikkasuunnittelu? En kai maksa turhasta suunnittelusta? Onko suunnittelu teknisesti laadukasta mutta myös visuaalisesti näkemyksellistä? Onko suunnittelu alihankittua vai kumppaniyrityksen omaa ydinosaamista?
Mieti myös, miten haluat suunnitelmat esiteltävän, sillä se vaikuttaa suunnittelun hintaan. Riittävätkö kevyet huonekohtaiset luonnokset vai tarvitsetko päätöksen ja henkilöstöviestinnän tueksi realistisia visualisointeja? Haluatko ja saatko nähdä valitut materiaalit ja sävyt luonnossa, vai tippuuko sähköpostiisi vain pino piirustuksia? Millainen suunnitteluprosessi on, kuinka paljon saan tai joudun itse osallistumaan?
4. Kenen vastuulla toteutus?
Millaiset projektinjohtopalvelut yritys tarjoaa? Kuka on vastuussa ja mihin vastuu ulottuu? Miten hoidetaan aikataulutus ja toteutuksen koordinointi? Kuka huolehtii, että muutostyöt tehdään suunnitelmien mukaisesti? Hoitaako yritys myös kalustetilaukset, toimitukset ja asennukset? Entä nykyiset kalusteet, inventointi, hyödyntäminen ja kierrätys?
5. Kuka huolehtii budjetoinnista ja rahoituksesta?
Osaako kumppaniyritys auttaa projektin budjetoinnissa ja huolehtia, että siinä myös pysytään? Saatko suunnitelmille toteutukselle yksityiskohtaisen kustannuslaskelman vai ylimalkaisen kokonaissumman? Saatko kumppanin kautta myös tarvittavat rahoituspalvelut, kuten kalusteet leasing-sopimuksella? Miten joustavat maksuehdot yritys tarjoaa?
6. Katalogiratkaisuja vai aidosti räätälöityä?
Onko yritys sitoutunut tietyn valmistajan ratkaisuihin tai kalusteisiin? Saatko geneerisen katalogiratkaisun vai aidosti yrityksellesi räätälöidyn tarvelähtöisen lopputuloksen niin ilmeeltään kuin hinta-laatusuhteeltaan?
7. Mitä käyttöönoton jälkeen?
Miten kumppani huolehtii uuden tilan käyttöönotosta? Saatko tarvittavat ergonomia- ja käyttöopastukset? Auttaako yritys uusien pelisääntöjen määrittelyssä? Mitä tapahtuu muuton jälkeen, näetkö kumppanista vain perävalot vai kiinnostaako yritystä huolehtia tilojen toimivuudesta ja kehittämisestä myös tulevaisuudessa?
8. Kenellä on kokonaisvastuu ja -näkemys?
Minkäkokoinen kumppaniyritys on? Kuka tai ketkä ovat projektissasi vastuuhenkilöinä? Onko jollakulla kokonaisvisio ja varma ote koko prosessin läpivientiin? Toimivatko samat ihmiset projektipäällikkönä ja suunnittelijana läpi projektin, vai pyöriikö mukana joukko tyyppejä, joista kenelläkään ei oikein ole kokonaisnäkemystä lopputuloksesta? Kenen vastuulla on sovittaa suunnitelmat yhteen ja huolehtia että lopputulos vastaa suunnitelmia?
9. Joustavatko ihmiset ja prosessit?
Millaiset arvot ja tavoitteet kumppanilla on? Onko heidän kanssaan hauskaa tehdä töitä? Koetko saavasi ihmisläheistä, joustavaa ja mutkatonta palvelua, jossa paneudutaan juuri teidän yrityksenne tarpeisiin ja etsitään teille sopivimmat ratkaisut ja tuotteet?
Asiantunteva kumppani luotsaa toimiston muutosprojektin sujuvasti maaliin
Hyvä kumppani ei jätä pulaan kesken projektin, viestii etenemisestä ja pitää langat kädessään myös ongelmatilanteissa. Parhaassa tapauksessa kumppaniksi löytyy yritys, jolta löytyy kokemusta ja näkemystä ottaa kokonaisvastuu projektin läpiviennistä ja hoitaa se sujuvasti ja kustannustehokkaasti maaliin saakka. Lopputuloksena henkilöstö voi muuttaa suoraan valmiisiin kalustettuihin tiloihin ja ryhtyä töihin ilman sähellystä remontin viimeistelyiden, kalusteasennusten ja hukassa olevien näppäimistöjen kanssa.
