Toimitilojen uudistus tulossa – miten valita oikea suunnittelu­kumppani projektiin?

Tarve toimitilojen uudistukselle lähtee usein liikkeelle jostakin yrityksen liiketoimintaan liittyvästä isommasta muutoksesta tai tavoitteesta. Henkilöstömäärä kasvaa tai pienenee, toiminta-alue tai -tavat muuttuvat, tai työntekemisen tapoja ja yrityskulttuuria halutaan kehittää. Brändiä ollaan uudistamassa, tai yritys ottaa käyttöön uusia digitaalisia ratkaisuja, jotka täytyy yhteensovittaa fyysisen työympäristön kanssa.

Oli kyse sitten kokonaan uusiin tiloihin muuttamisesta tai nykyisten tilojen uudistamisesta, on ymmärrettävä, että toimitila on paljon muutakin kuin vain neliöitä, seiniä ja kalusteita – se vaikuttaa merkittävästi tuottavuuteen ja työtehoon, riippumatta onko asiaa ajateltu sen tarkemmin vai ei. Hyvin toimiessaan tilat luovat vahvan kulttuurin, joka saa ihmiset ja liiketoiminnan kukoistamaan. Tästä syystä toimitilojen muutos on aina strategisesti merkittävä hanke, investointi, joka mahdollistaa liiketoiminnan kehityksen. Oikein alusta loppuun vietynä muutosprosessi takaa, että lopputulos tukee yrityksen strategiaa ja päämääriä myös pitkällä tähtäimellä.

Asiantunteva kumppani luotsaa toimiston muutosprojektin sujuvasti maaliin

Otetaan esimerkki yrityksestä, joka on kasvanut ulos nykyisistä tiloistaan ja alkaa etsiä uutta isompaa tilaa. Projekti aiheuttaa jo valmiiksi harmaita hiuksia, sillä yrityksen toimitusjohtaja Timo muistelee, että yksi johtoryhmän jäsenistä on kuullut tarinan tutusta yrityksestä, jonka muutto isompiin tiloihin ei mennyt ns. kuin Strömsössä, vaan projekti vei kohtuuttomasti projektia vetäneen talousjohtajan aikaa, uuden tilan remontti viivästyi, eikä lopputulos vastannut suunnitelmia ja visioita. Talousjohtaja oli myös avautunut menettäneensä hermot toteutusvaiheen suunnitelmamuutoksista johtuneisiin yllättäviin budjetinylityksiin ja lisätarpeisiin, jotka uuden tilan vuokranantaja olisi voinut huomioida jo projektin alkuvaiheessa. Kaiken lisäksi yrityksen henkilöstö oli nurissut muuton jälkeen uuden toimiston rauhattomuudesta, puutteellisesta akustiikasta ja kokoustilojen vähyydestä. Näitä ongelmia ei Timo Toimitusjohtaja ja hänen tiiminsä haluaisi kokea. Miten sitten varmistaa, että muutoksessa varmasti onnistutaan ja kuka siinä voisi auttaa? Oman yrityksen sisältä ei toimitilamuutoksen osaajia löytyisi, ja vaikka projektinjohtotaitoa löytyisikin niin aikaa ei. Avuksi tarvittaisiin asiantuntija – tai useampi.

Tilahaun lisäksi lähdetään etsimään yritystä, joka voisi auttaa uusien tilojen suunnittelussa – googleen vain ja yhteydenotto ensimmäiseen hakutulokseen? Esimerkkimme yrityksen nettihakua tekevä toimitusjohtaja törmää hakutuloksissa kaiken kirjavaan termistöön hybridityöstä ja monitilatoimistosta työympäristökehittämiseen ja työntekijäkokemukseen. Mutta mehän tarvitsemme vain lisää työpisteitä uusille työntekijöille, uudet sähköpöydät, ehkä pari puhelinkoppia ja kivoja värejä seinille, ajattelee Timo Toimitusjohtaja hämmentyneenä. Timon toiveena on löytää kumppaniksi yritys, jolta löytyy kokemusta ja näkemystä ottaa kokonaisvastuu projektin läpiviennistä ja hoitaa se sujuvasti ja kustannustehokkaasti maaliin saakka. Mieluiten niin, että lopputuloksena henkilöstö voi muuttaa suoraan valmiisiin kalustettuihin tiloihin ja ryhtyä töihin ilman sähellystä remontin viimeistelyiden, kalusteasennusten ja hukassa olevien näppäimistöjen kanssa.

Onnistuneimpaan lopputulokseen päästään, kun varhaisessa vaiheessa projektia valitaan mukaan yritys, jolta löytyy kokemusta ja näkemystä ottaa kokonaisvastuu projektin läpiviennistä ja hoitaa se sujuvasti ja kustannustehokkaasti maaliin saakka.

Kymmenen kysymystä kumppaniyrityksen valintaan – pohdi näitä ennen projektin aloitusta

Mitä pitäisi ottaa huomioon, kun lähdet valitsemaan kumppaniyritystä toimitilamuutokseesi? Tarjolla on monenlaista asiantuntijaa, ja voi olla vaikea hahmottaa millaista osaamista projektissa tarvitaan eniten. Mieti, millaisia palveluita kumppanin pitäisi pystyä tarjoamaan.

1. Asiantuntijuutta vai arvailua?

Auttaako suunnittelukumppani yrityksen johtoa projektin strategisten tavoitteiden määrittelyssä, ja niihin perustuen tilatarpeiden määrittelyssä ja tilan valinnassa? Onko yrityksellä vaadittavaa asiantuntijaosaamista, kun toiveissa on kokonaisvaltaisempi muutos esimerkiksi koppikonttorista monitilatoimistomalliin? Sujuuko myös henkilöstön osallistaminen ja viestintä? Onnistuuko tarvekartoitus tarvittaessa myös kevyemmällä prosessilla, jossa asiakasyrityksen koko henkilöstön ei tarvitse sitoutua useiden päivien post-it-lappuworkshoppeihin? Asiantuntevan kumppanin roolista tarvemääritysvaiheessa kirjoitimme aiemmin täällä.

2. Saatko apua vuokrasopimusneuvotteluihin?

Kokenut suunnittelukumppani on rahanarvoinen tuki neuvotteluihin kiinteistön edustajien kanssa, oli kyse sitten uusien tilojen vuokrasopimusneuvotteluista tai nykyisten tilojen muutostöiden määrittelystä. Onko suunnitteluyrityksellä osaamista, kustannustietoutta ja pelisilmää näihin neuvotteluihin? Sisältyykö neuvotteluissa avustaminen yrityksen tarjoukseen? Pystyykö kumppani toimimaan edunvalvojana myös kiinteistön tarjoamien tilamuutostöiden toteutuksessa ja työmaapalavereissa?

3. Mitä suunnitellaan, miksi ja miten?

Kuinka kattavaa suunnitteluosaamista yrityksessä on? Onnistuuko suunnittelutiimiltä tilasuunnittelu ja tarvittavat piirustukset tilan remonttia varten? Entä kalustus- ja sisustussuunnittelu, valaistussuunnittelu, vihersuunnittelu, sähkö- ja av-suunnittelu, akustiikkasuunnittelu? En kai maksa turhasta suunnittelusta? Onko suunnittelu teknisesti laadukasta mutta myös visuaalisesti näkemyksellistä? Onko suunnittelu alihankittua vai kumppaniyrityksen omaa ydinosaamista?

Mieti myös, miten haluat suunnitelmat esiteltävän, sillä se vaikuttaa suunnittelun hintaan. Riittävätkö kevyet huonekohtaiset luonnokset vai tarvitsetko päätöksen ja henkilöstöviestinnän tueksi realistisia visualisointeja? Haluatko ja saatko nähdä valitut materiaalit ja sävyt luonnossa, vai tippuuko sähköpostiisi vain pino piirustuksia? Millainen suunnitteluprosessi on, kuinka paljon saan tai joudun itse osallistumaan?

4. Kenen vastuulla toteutus?

Millaiset projektinjohtopalvelut yritys tarjoaa? Kuka on vastuussa ja mihin vastuu ulottuu? Miten hoidetaan aikataulutus ja toteutuksen koordinointi? Kuka huolehtii, että muutostyöt tehdään suunnitelmien mukaisesti? Hoitaako yritys myös kalustetilaukset, toimitukset ja asennukset? Entä nykyiset kalusteet, inventointi, hyödyntäminen ja kierrätys?

5. Kuka huolehtii budjetoinnista ja rahoituksesta?

Osaako kumppaniyritys auttaa projektin budjetoinnissa ja huolehtia, että siinä myös pysytään? Saatko suunnitelmille toteutukselle yksityiskohtaisen kustannuslaskelman vai ylimalkaisen kokonaissumman? Saatko kumppanin kautta myös tarvittavat rahoituspalvelut, kuten kalusteet leasing-sopimuksella? Miten joustavat maksuehdot yritys tarjoaa?

6. Katalogiratkaisuja vai aidosti räätälöityä?

Onko yritys sitoutunut tietyn valmistajan ratkaisuihin tai kalusteisiin? Saatko geneerisen katalogiratkaisun vai aidosti yrityksellesi räätälöidyn tarvelähtöisen lopputuloksen niin ilmeeltään kuin hinta-laatusuhteeltaan?

7. Mitä käyttöönoton jälkeen?

Miten kumppani huolehtii uuden tilan käyttöönotosta? Saatko tarvittavat ergonomia- ja käyttöopastukset? Auttaako yritys uusien pelisääntöjen määrittelyssä? Mitä tapahtuu muuton jälkeen, näetkö kumppanista vain perävalot vai kiinnostaako yritystä huolehtia tilojen toimivuudesta ja kehittämisestä myös tulevaisuudessa?

8. Kenellä on kokonaisvastuu ja -näkemys?

Minkäkokoinen kumppaniyritys on? Kuka tai ketkä ovat projektissasi vastuuhenkilöinä? Onko jollakulla kokonaisvisio ja varma ote koko prosessin läpivientiin? Toimivatko samat ihmiset projektipäällikkönä ja suunnittelijana läpi projektin, vai pyöriikö mukana joukko tyyppejä, joista kenelläkään ei oikein ole kokonaisnäkemystä lopputuloksesta? Kenen vastuulla on sovittaa suunnitelmat yhteen ja huolehtia että lopputulos vastaa suunnitelmia?

9. Joustavatko ihmiset ja prosessit?

Millaiset arvot ja tavoitteet kumppanilla on? Onko heidän kanssaan hauskaa tehdä töitä? Koetko saavasi ihmisläheistä, joustavaa ja mutkatonta palvelua, jossa paneudutaan juuri teidän yrityksenne tarpeisiin ja etsitään teille sopivimmat ratkaisut ja tuotteet?

Hyvä kumppani ei jätä pulaan kesken projektin, viestii etenemisestä ja pitää langat kädessään myös ongelmatilanteissa. Parhaassa tapauksessa saat kumppanilta avaimet käteen -periaatteella kaiken, mitä toimivaan muutosprojektiin ja uusiin tiloihin tarvitset.