Suunnittelutoimistot käyttävät usein erilaisia palvelumuotoilun työkaluja toimitilamuutoksen tarvekartoitusvaiheessa. Hyvin suunniteltu tarvekartoitusvaihe tarjoaa jäsennellyn prosessin johdonmukaiseen tarpeiden selvitystyöhön ja toimivan tilaratkaisun etsimiseen. Kokeneiden toimitilamuutoksen ammattilaisten avulla tarpeelliset päätettävät asiat saadaan käytyä läpi muutoshankkeen kokonaisuuteen nähden oikea-aikaisesti. On tärkeää ymmärtää, missä kohtaa projektia tulee tehdä päätöksiä, jotta asiat ovat suunnittelijoiden tiedossa silloin kun niitä tarvitaan.
Tilamuutoksessa liian myöhään tapahtuvat suunnitelmien muutokset ovat kalliita, koska pahimmillaan pienikin muutos kertautuu ja teettää uudelleen suunnittelun tarvetta ja ristiin tarkastelun tarvetta usealle eri alan suunnittelijalle. Muutokset myös lisäävät virheiden riskiä työmaalla ja kalustetilauksissa, lisäksi ne viivästyttävät usein myös toimitilamuutoksen toteutuksen kokonaisaikataulua.
Kirkastetaan tavoitteet ja tarpeet
Joillain yrityksillä on selkeät toiveet ja tarpeet tilan kaipaamasta muutoksesta ja silloin päästään nopeasti suunnittelupöydän ääreen. Toimitilamuutos voi keskittyä myös pelkästään ilmeen kohottamiseen ja viihtyisyyden parantamiseen. Usein kuitenkin tilanne on hieman monimutkaisempi. Yrityksellä saattaa olla esimerkiksi tilanne, että nykyisiin tiloihin ei enää nykyratkaisulla mahduta tai työn tekemisen tavat ovat muuttuneet viimevuosina merkittävällä tavalla. Silloin on hyvä pohtia, voisiko nykyistä tilaa käyttää eri tavalla vai onko parempi vaihtoehto etsiä kokonaan uudet tilat. Kun kokonaisuus ja toiveet eivät ole ihan selkeät tai työnteon tavat ovat muuttuneet olennaisesti on tärkeää ensin pysähtyä ja selvittää tarpeet sekä kirkastaa tavoitteet.
Yrityksessä on saattanut olla omat työpisteet tai huoneet jokaiselle, niissä on tehty keskittymistä vaativat työtehtävät ja kokoustiloissa yhteistyöt. Viimevuosien aikana etätyön määrä on lisääntynyt yrityksessä ja toimistolle ei enää tullakaan joka päivä. Ihmiset haluavat hoitaa keskittymistä vaativat työt tai etäpalaverimaratonit mieluummin kotoa käsin ja toimistolle tullaankin silloin kun halutaan tehdä yhteistyötä kollegojen kanssa. Tilaratkaisun kannalta puhutaan hyvin erityyppisistä tilatarpeista. Ottamalla ihmiset mukaan selvittelyyn ja suunnitteluun saadaan luotua tilaratkaisu, joka palvelee parhaiten henkilöstön tarpeita ja koska ihmisillä on mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen, se samalla vähentää myös muutosvastarintaa.
Työympäristömuutoksessa on tärkeää keskittyä olennaiseen kysymykseen: Millainen tilaratkaisu palvelee ja tukee henkilöstön hyvinvointia ja työntekoa parhaalla mahdollisella tavalla. Millaisista syistä ihmiset tulevat toimistolle ja millaiset syyt saavat heidät jäämään etätöihin?
Monesti edelleenkin keskustelu alkaa siitä, onko kaikilla oma työpiste vai ei. Hilla sanoo, ettei tarvitse ja Petteri haluaa ihan ehdottomasti, muuten ei työn teosta tule mitään. Toimivan toimitilan suunnittelu lähtee kuitenkin liikkeelle yksittäisten työpisteiden sijaan työnluonteen ja etätyön määrän määrittelystä, ja selvittelystä, mitkä ovat pääasialliset syyt tulla toimistolle. Mikä on yrityksen visio, arvot ja tavoitteet. Mitä toimitilamuutoksella tavoitellaan ja millaisia reunaehtoja muutoksen yhteydessä on olemassa. Ollaanko tiloja uusimassa kevyesti vai radikaalisti ja millaisella budjetilla. Nämä lähtötiedot vaikuttavat suunnittelutyön laajuuteen merkittävästi.
Tarvekartoitusvaiheessa määritellään, digitalisoidaanko arkisto, yhtenäistetäänkö tietokoneita, tai muokataanko etätyöpolitiikkaa. Mitä ihmiset haluavat tehdä toimistolla ja millaista vuorovaikutusta heidän työnsä sisältää. Onko päivittäisessä kulttuurissa muokkaustarvetta, kuten palaverikäytännöt. Millainen yrityskulttuuri ja arvot ovat ja millainen toimitila tukee niitä? Henkilöstöltä selvitetään tarvittaessa, millaisia työprofiileja yrityksessä on, mitkä ovat työntekoon liittyvät tarpeet ja miten ihmiset kokevat nykyiset tilat. Kun tarpeet on kartoitettu, aloitetaan varsinainen tilasuunnittelu oikeanlaisilla yhdessä luoduilla lähtötiedoilla, jolloin suunnitelmien muutokset toteutusvaiheessa vähenevät merkittävästi.
Toimitilamuutoksen tarvekartoituksessa määritettävät asiat
Strategiset tavoitteet ja reunaehdot
Toimitilamuutokseen tarvitaan selkeät tavoitteet, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Keskustellaan alustavasti kustannus- ja aikatauluraameista sekä henkilöstön osallistamisen tarpeesta. Millainen on yrityksen etätyöpolitiikka ja onko siihen tarvetta tehdä muutoksia. Muutokseen tarvitaan johdon tuki, projektiryhmä sekä budjetti. Projektiryhmässä tulee olla mukana edustukset ainakin yrityksen IT-, HR-, viestintä- ja talousosastoilta.
Työn tekemisen tarpeet
Toimitilamuutosta tehdessä on tärkeää ymmärtää, kenelle tilaa tehdään ja millaiseen käyttötarkoitukseen. Parhaiten tähän kysymykseen osaa vastata henkilöstö. Siksi on tärkeää ottaa heidät mukaan jo suunnittelun alkuvaiheessa. Projektin alussa selvitetään myös, onko joillain tiimeillä erityistarpeita tilassa, kuten laboratoriot ja testitilat, katakri-luokitellut alueet tai erikoisvälineet ja miten ne tulee huomioida tilasuunnittelussa.
Työympäristövisio
Strategisten tavoitteiden ja henkilöstön tarpeiden kartoitusten lopputuloksena muodostuu selkeä työympäristövisio, kuvaus siitä millainen toimitila halutaan saada aikaan. Tämä toimii suunnittelua ohjaavana tekijänä.
Muista viestiä
Toimitilamuutoksesta kannattaa tehdä oma viestintäsuunnitelma. Henkilöstölle on erittäin tärkeää saada omaa arkipäiväänsä koskevasta muutoksesta tietoa. Miksi muutos tehdään, milloin ja millainen muutos on? Voinko itse vaikuttaa muutokseen.
