DRA Consulting Oy

Joustava ja moderni toimistotila hybridityön ja yhdessä tekemisen tueksi

Toimitilat n. 860 m2, Vantaa

Tarvemäärittely, tila- ja sisustussuunnittelu, projektinhallinta ja toteutus

Mitä tehtiin?

R

Tilaratkaisujen ja sisustuksen uudistus, tavoitteena toimivammat ja muuntautuvammat tilat kasvavan yrityksen tarpeisiin

R

Olemassa olevat neliöt tehokkaammin ja monipuolisemmin käyttöön ja lisää työpisteitä

R

Nimetyistä työhuoneista siirtyminen monitilatoimistoon

R

Lisää neuvottelutiloja ja äänieristettyjä vetäytymistiloja

R

Yhteisöllisyyttä ja isoja hybridikokoontumisia tukeva työkahvila

Lähtökohtana monipuolisemmat, toimivammat tilat ja lisää työpisteitä

Nykyiset tilat olivat jääneet ahtaiksi kasvun myötä, eikä tiloissa ollut riittävän isoja ja viihtyisiä yhteisiä tiloja. DRA otti Scopen mukaan muutosprojektiin miettimään, miten tilojen neliöt saataisiin tehokkaampaan ja toimivampaan käyttöön niin, että ne mahdollistaisivat entistä joustavammin hybridityön ja spontaanit kohtaamiset ison organisaation sisällä. DRA:lla oltiin jo ennen projektia tehty kattavasti sisäistä tarveselvitystä henkilöstön toiveista ja tilojen kipupisteistä. Nämä pohjatiedot huomioiden sekä Scopen tekemän henkilöstökyselyn tulosten perusteella lähdettiin suunnittelemaan uutta toiminnallista layoutia ja hahmottelemaan, millaisia rakenteellisia muutostöitä toimistoon pitäisi tehdä.

Toimitiloihin tehtiin uusi toiminnallinen konsepti jakamalla tilat erilaisiin toimintavyöhykkeisiin. Kaikki käytössä olleet neliöt otettiin hyötykäyttöön ja samoihin tiloihin mahdutettiin järkevästi lisää työpisteitä työntekijöiden yksityisyys ja työrauha silmällä pitäen. Strategisesti merkittävin muutos oli siirtyminen monitilatoimistotyyppiseen tilaratkaisuun, jossa kaikilla ei enää ole omia huoneita tai nimettyjä työpisteitä. Työtilojen keskelle sijoitettiin iso ja rento kohtaamistila, jossa kahvitellaan, työskennellään ja pidetään yrityksen kuukausittaiset palaverit. Konseptissa kiinnitettiin huomiota myös kutsuvaan sisääntuloaulaan, tilojen muuntojoustavuuteen ja erikokoisiin vetäytymis- ja neuvottelutiloihin. DRA:lle tärkeää oli myös tarjota tiloissa mahdollisuuksia fyysiseen aktiivisuuteen ja kehonhuoltoon työpäivän aikana. Uuden layoutin suunnittelun ohella tiloihin luonnosteltiin uusi visuaalinen ilme.

Projekti Scopen kanssa meni erittäin hyvin ja olemme todella tyytyväisiä lopputulokseen. Entiset toimitilat olivat toiminnan kannalta epäkäytännölliset. Nyt tilat ovat meidän näköisemme; modernit, joustavat ja inspiroivat. Olemme pitäneet myös tapahtumia tiloissamme, koska ne muuntautuvat niin moneen. Sinne on ilo kutsua asiakkaita ja muita vieraita.

Eija Hartikainen,
DRA Consulting Oy

Scopella vetovastuu toteutuksesta

Uuden toiminnallisen tilakonseptin pohjalta vuokranantaja pääsi laskemaan kustannukset tilan remonttitöille. Scope toimi DRA:n tukena neuvotteluissa kiinteistön kanssa ja laati muutostyöbudjetin pohjalta tarkemman tilasuunnitelman kiinteistön remontin toteutusta varten. Muutostöiden aikana Scope osallistui työmaapalavereihin ja huolehti asiakkaan edustajana, että rakennustyöt tehtiin suunnitelmien mukaisesti.

Tilasuunnittelun ohella jatkettiin sisustuksen ja kalustuksen tarkempaa suunnittelua DRA:n kanssa. Sisustussuunnitelmassa huomioitiin asiakkaan olemassa olevat ja uuteen konseptiin sopivat kalusteet. Kun asiakas oli hyväksynyt sisustussuunnitelman, Scope vastasi suunnitelmien toteutuksesta ja toimitti kalusteet viimeistä yksityiskohtaa myöten paikoilleen valmiiksi asennettuna. Asiakas koki erityisen helpottavana sen, että vastuu tilausten, toimitusten ja asennusten koordinoinnista oli Scopella, eikä kenenkään asiakkaan puolelta tarvinnut käyttää työaikaansa toteutusvaiheen kanssa tuskailuun. Pandemiatilanteen aiheuttamia ikäviä toimitusviivästyksiä ja -hankaluuksia tähänkin projektiin mahtui useampi.

Huomionarvoista on myös, että kalustuksen uudistuksessa hyödynnettiin Scopen tarjoamaa mahdollisuutta kokonaisuuden hankintaan kätevästi yhdellä leasing-sopimuksella – näin saatiin toteutettua merkittävä uudistus yhdellä kertaa ilman isoa kertainvestointia.

Sujuvampaa arkea viihtyisissä ja muuntautuvissa tiloissa

DRA:n toimisto koki ison toiminnallisen sekä ulkonäöllisen muutoksen tilojen avartamisen, lattia- ja seinäpintojen sekä valaistuksen uusimisen myötä. Tiloihin luotu visuaalinen konsepti oli asiakkaan toiveiden mukainen; elegantti, harmoninen, moderni ja inspiroiva. Pehmeillä muodoilla ja materiaaleilla luotiin aisteja hivelevät tilat niin henkilökunnalle kuin vieraillekin.

Erikokoisten neuvottelutilojen ja tavanomaisten työhuone- ja avotyöpisteiden ohelle tiloihin tuotiin ad-hoc-palavereihin kutsuvia kalusteryhmiä sekä omaa rauhaa vaativaan työskentelyyn ja kokouksiin sopivia äänieristettyjä vetäytymistiloja. Vajaa vuosi käyttöönoton jälkeen tehdyssä palautekyselyssä kävi ilmi, että vetäytymistilat ovatkin usein täynnä – niille oli siis selkeä tarve.

DRA:n projekti suunniteltiin ja toteutettiin covid-pandempian aikaan. Etätyön ja virtuaalikokousten nopean yleistymisen myötä tilojen ja kalustuksen suunnitteluratkaisut tehtiin uusia sisäisiä toimintatapoja ja hybridityötä tukeviksi. Taukoihin, työskentelyyn ja isonkin porukan kokouksiin soveltuvasta loungesta on tullut henkilökunnalle tärkeä kokoontumispaikka muutoksen jälkeen. Sujuvien virtuaalipalaverien lisäksi uudistuneet tilat tukevat yhteisöllisempää työskentelyä ja spontaaneja kohtaamisia – houkuttelevia mahdollisuuksia, joita ei kotitoimistolta löydy.

Lopputuloksesta iloitsee koko DRA:n henkilökunta ja johdon mukaan projekti sujui Scopen kanssa erittäin hyvin. Erityistä kiitosta on saatu tilojen yleisilmeestä ja värimaailmasta, erilaisista työskentelyalueista ja valaistuksesta.